こんにちは、大西です。
今回のテーマは、「進捗管理のツールはエクセルで十分」です。
パンフレットを作る上で進捗管理は欠かせません。
予定どおりに制作が進んでいるか、エクセルで作ったスケジュール表で進捗を把握します。
進捗管理のツールはエクセルで十分
まず、スケジュール表の縦軸には日付と曜日を入れます。
続いて、横軸にはクライアント名と自社名を入れて、それぞれの作業項目を入れていきます。
例えば、私の場合、クライアントの欄には以下の項目を入れることが多いです。
- 台割、ラフ ご確認1回目、修正ご連絡
- 台割、ラフ ご確認2回目
- 素材（原稿、写真）ご提供 締切
- 校正1回目、修正ご連絡
- 校正2回目、責了ご連絡
- 納品日
台割やラフを作成して、内容に問題がないかクライアントに確認していただきます。
このスケジュール表を見れば、だいたいいつぐらいに確認作業が発生するのか、クライアントが把握できます。
最終校正の時期や責了日も明記しておくと親切です。
自社の欄に入れるものは？
次に、自社の欄には以下の項目を入れることが多いです。
- 台割、ラフ 送付1回目
- 台割、ラフ 送付2回目
- PDF送付1回目
- PDF送付2回目
- 印刷会社にデータ送信
台割やラフ、PDFの送付が遅れないように、編集者は余裕を持って作業を進めていきます。
もちろん作るものによって、スケジュール表に入れる項目がかなり変わってくると思います。
進捗管理のキモになりそうな項目を、案件ごとに落とし込むといいでしょう。
土日祝日には何も予定を入れない
基本的に、土日祝日の欄には何も予定を入れず、作業はしません。
ただし、何らかの理由でスケジュールが押して、休んでいられなくなることもあるでしょう。
そういうときのために予備日として土日祝日には何も入れず、いざというときにだけ作業を行います。
もう一つ大事なのは、最初の段階で、印刷にかかる日数を印刷会社に確認することです。
印刷にかかる日数が分かれば、自然と責了日も決まります。
もし制作のスケジュールが遅れそうな場合は、進捗管理担当の編集者がアラートを出すといいでしょう。
まとめ
というわけで今回は、「進捗管理のツールはエクセルで十分」というテーマで解説しました。
パンフレットを作る上で進捗管理は欠かせません。
予定どおりに制作が進んでいるかをしっかり把握しましょう。